Downward Communication & Upward Communication

TUGAS MATA KULIAH KOMUNIKASI ADMINISTRASI

 

Nama               : Mochammad Rifqi Riva

Nim                 : 150910201056

Prodi               : Administrasi Negara

Mata Kuliah    : Komunikasi Administrasi

Email               : rifqi.riva@gmail.com

Dosen              : Dr. Selfi Budi Helpiastuti, S.Sos, M.Si

 

Contoh Dimensi Komunikasi Administrasi

( Downward Communication dan Upward Communication)

Menurut Everett M. Rogers, mengemukakan pendapatnya yaitu “Komunikasi adalah suatu proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerimaan atau lebih dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka”. Manusia pada umumnya berkomunikasi untuk menyatakan dan mendukung identitas-diri dan untuk membangun interaksi sosial dengan orang-orang yang berada di sekitar kita serta untuk mempengaruhi orang lain untuk berpikir, merasa, atau bertingkah seperti yang kita harapkan (Thomas M.S).

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

Dapat dikatakan bahwa, dimensi komunikasi berarti suatu ukuran yang berkaitan dengan komunikasi. Didalam dimensi komunikasi terdapat beberapa hal yang saling berhubungan, yang merupakan contoh dari dimensi komunikasi tersebut. dalam pembahasan ini saya akan membahas mengenai dimensi Downward Communication dan Upward Communication beserta contoh dari masing-masing indikatornya.

Downward Communication, atau komunikasi ke bawah yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Indikator komunikasi dari atas ke bawah ini yaitu: 

a.      Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction), yang artinya dari atasan memberikan instruksi kerja (job instruction) kepada bawahannya. Contoh dalam lingkup manajemen organisasi, Ketua Himpunan Mahasiswa Administrasi memberikan informasi mengenai strategi yang harus dilakukan Bidang Eksternal untuk mendatangkan seluruh pengurus Himpunan Mahasiswa Teknik dan Himpunan Mahasiswa Manajemen, sebagai indikator keberhasilan program kerja EXSOO (Exclusive Sharing Of Organization).

  

b.      Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (Job Retionnale), yang artinya seorang pimpinan memberikan penjelasan terhadap bawahan bahwa tugas itu perlu dilaksanakan untuk tercapainya suatu tujuan bersama. Contohnya yaitu, Ketua Bidang Eksternal HIMAISTRA memberikan penjelasan mengenai tugas pokok dan fungsi Departemen Informasi dan Komunikasi, yang berupa pentingnya mendokumentasikan segala kegiatan HIMAISTRA dengan tujuan agar suatu Himpunan dapat dirasakan keberadaannya. 

c.       Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (Procedures and Practices), yang artinya dari atasan memberikan informasi mengenai aturan-aturan organisasi yang berlaku agar bawahan dapat mengontrol tindakan dan perilakunya. Contohnya yaitu, Ketua Panitia memberikan informasi kepada anggota panitia mengenai kebijakan yang telah dibuat oleh pengurus, yang berupa seluruh anggota panitia tidak diperbolehkan tidak mengikuti rapat sebanyak tiga kali berturut-turut tanpa ijin, apabila melanggar maka sanksi yang berlaku yaitu berupa tidak diberikannya sertifikat panitia dan dikeluarkan dari kepanitiaan, tujuannya yaitu untuk melancarkan suatu kegiatan dan menjalin kekompakan sesama anggota panitia.

d.      Pemberian motivasi kepada karyawan atau bawahan untuk bekerja lebih baik, yang artinya seorang atasan wajib memberikan suatu rangsangan berupa motivasi kepada bawahan, agar tergerak untuk memberikan kontribusi yang baik untuk organisasinya.  Contohnya yaitu, Ketua UMKF Lembaga Mahasiswa Sospol selalu memberikan motivasi semangat terhadap setiap anggotanya agar selalu menghidupi segala kegiatan yang ada, demi terwujudnya  harmonisasi dan kontribusi yang baik dalam sebuah organisasi.

 

Upward Communication, atau komunikasi ke atas adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya. Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan. Indikator komunikasi ke atas yaitu:

a.    Penyampaian informasi tentang persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan ole bawahan, yang artinya komunikasi dari bawahan ke atasan mengenai informasi yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan. Contonya yaitu, ketika mahasiswa menginformasikan kepada dosen pengampu mata kuliah Komunikasi Administrasi bahwasanya tidak ada ruang kelas untuk jam pengganti mata kuliah tersebut di hari Kamis, sehingga harus mengganti jadwal mata kuliahnya di hari yang lain.

  

b.      Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan, yang artinya dari indikator ini bawahan mempunyai hak berpendapat yang berupa perbaikan dan ditujukan kepada atasan, demi perbaikan sebuah organisasi. Contohnya yaitu,  ketika saya menjadi delegasi TEMU ADMI (Pertemuan Administrator Muda Indonesia), point pentingnya disitu adalah delegasi membuat sebuah rekomendasi dari permasalahan yang telah di kaji dalam bentuk makalah, dan setelah itu mempresentasikan hasil rekomendasi tersebut dihadapan lembaga yang berhak menampung rekomendasi tersebut, untuk disampaikan kepada pemerintah sebagai perbaikan di struktur pemerintahan. 

c.       Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya, contohnya adalah ketika BEM FISIP UNEJ mengadakan kegiatan hearing antara seluruh ormawa FISIP dengan pihak dekanat, di dalam kegiatan tersebut perwakilan seluruh ormawa berhak menyampaikan keluh kesah dalam melaksanakan tugasnya yang bersangkutan langsung dengan birokrasi yang ada di struktur dekanat.